מדריך להעסקת חברת ניהול

חברות ניהול

בעשור האחרון, עם ריבוי הבנייה הגבוהה, ישנם בתים משותפים שפונים לחברה חיצונית כדי שתנהל עבורם את הבניין המשותף. המגמה פרחה כשבעלי הבתים הוותיקים החלו לעזוב את הדירות שלהם ולהשכיר אותן. כיום בניינים שלמים מאוכלסים בעיקר בשוכרים שאין להם עניין לנהל את הבניין. ואולם, המעבר לחברת ניהול חיצונית אינו נובע רק מהיעדר מתנדבים לתפקיד - אלא גם מכך שהחברות מצליחות לשווק את עצמן היטב, ומשכנעות את אותם דיירים ששכירת שירותיהן תשפר את איכות החיים שלהם.

השירותים שניתנים ע"י חברות הניהול כוללים לעתים פיקוח על ניקיון, גינון, אינסטלציה, חשמל, מעליות ותחזוקת מערכות לגילוי אש ומערכות סולאריות. בנוסף לכך תפקידן גם לבצע מעקב אחר התשלומים השוטפים של חשבונות הבניין (חשמל, מים) ולטפל בבעיות לא צפויות, כמו סתימת ביוב, פיצוץ בצנרת או התרבות מזיקים. החברות הן גם אלו שאמורות לגבות את תשלומי מסי ועד הבית מהדיירים בבניין.

אך עם זאת, חשוב לדעת, כי אין פיקוח על הקמת חברות הניהול והן אינן זקוקות לרישיון או אישור להפעלתן. לכן חברת אחזקה יכולה להסגר עקב פשיטת רגל במקום אחד ולחזור לפעילות בעיר אחרת תחת זהות שונה אך עם אותן בעלים. רוב חברות הניהול אינן נמצאות בקשר ישיר עם דיירי הבניין ואינן מקיימות אסיפות דיירים, כמתבקש עפ"י החוק 

דיירי הבתים המשותפים ששוכרים חברת ניהול חיצונית ישלמו על פי רוב סכום שנע בין 50–100 שקל יותר ממיסי ועד הבית הרגילים, כשהתשלום מיועד לכיסוי הוצאות תפעוליות ולשכר טרחה של חברת הניהול, וכיוצא בזאת גם למימון שכרם של עובדי החברה.

סוגי חברות ניהול

לעתים קרובות אנו נשאלים מה ההבדל בין חברות ניהול, חברות ניהול ואחזקה, חברות לאחזקת מבנים ועוד, כשהתשובה היא במהות ההתקשרות בחוזה שבין וועד הבית לחברה.

"חברת ניהול" היא, בסופו של דבר, חברה שמחליפה את ועד הבית ומבצעת את הגבייה של מיסי הוועד ואחראיות על תחזוקת הבניין, אם בעצמן או באמצעות קבלני משנה.

"חברת ניהול אחזקה" מציעה שירותי אחזקה עבור וועד הבית ומעסיקה לשם כך עובדי שטח בעבודות ניקיון, גינון, טכנאות בסיסית וכו'.

המצב הנכון והעדיף מכל הבחינות הוא לשמר את ועד בית שנבחר מקרב הדיירים כדי שיפקח מקרוב על עבודת המתחזק החיצוני. 

מה עדיף: התקשרות על בסיס יחסי עובד-מעביד או קבלן עצמאי?

כיום מקובל לומר שעדיף לדבוק בהתקשרות שאין עמה יחסי עובד-מעביד. זה מקל על ועד הבית, מפחית את התחייבויותיו לטווח הארוך ומאפשר לכאורה גמישות רבה יותר בתחלופת נותני השירותים.

התקשרות מול חברת אחזקה וניהול שמספקת את מכלול השירותים כנגד חשבונית, מנתקת לכאורה את יחסי עובד-מעביד בין הוועד לעובדי הקבלן. אין זה מסיר באופן מוחלט אחריות מוועד הבית ובעלי הדירות בגין העסקת עובדים אלה ע"י החברה המנהלת, אך מפחית במידה רבה את האחריות והסיכון של וועד הבית כלפי עובדי הקבלן.

כאשר בוחרים בהתקשרות ישירה מול ספק השירותים, במסגרת יחסים של עובד-מעביד, חובה להפריש באופן שוטף את ההפרשות הסוציאליות הנדרשות עפ"י חוק. יש לדווח על ההעסקה לביטוח לאומי וכן לבטח עובדים בביטוח מתאים.

סקר שוק

אם באזורכם ישנם בניינים דומים לבניין שלכם בכמות הדיירים, המראה הכללי, גודל הכניסה ומספר הקומות, מומלץ מאוד לקפוץ לביקור בבניין הזה ולשאול את הדיירים האם הם נעזרים בחברת ניהול. שאלות נוספות שכדאי לשאול נוגעות למידת שביעות הרצון של הדיירים (כדאי לשאול יותר מדייר אחד) והמחיר אותו גובה חברת הניהול.

לאחר מכן יש לפנות למספר חברות ניהול מומלצות כדי לקבל הצעות מחיר. במידה והחברה שולחת לכם הצעת מחיר עוד בטרם ביקרו נציגיה בבניין עצמו יש לקחת זאת בערבון מוגבל. רק ביקור בבניין יאפשר לחברת הניהול לדעת מה הם הצרכים המדוייקים של הבניין שלכם.

עלות חברת ניהול לבניין מגורים

עלויות חברת הניהול הן בעלות כספית בפערים רחבים. מדובר בתחום לא מוסדר בשוק באופן יחסי, כך שלא נדרש יותר מדי מאמץ, הכשרה או ידע מוקדם, כדי להקים חברת ניהול. חלק מחברות הניהול יפרידו את דמי הניהול (השכר שהן גובות עבור עצמן) לבין ההוצאות על התחזוקה השוטפת, חברות אלו יסרבו לעיתים לנקוב בהוצאה המדוייקת של הוצאות התחזוקה, אין להסכים לכך.

יש לחייב את חברת הניהול להגיש דו"ח חצי שנתי ובו פירוט הכנסות, הוצאות ויתרות. 

חוזה מול חברת ניהול

חתימת החוזה מול חברת הניהול הוא אחד הנושאים החשובים ביותר בהתקשרות. אם אחד הדיירים הוא עורך דין בהשכלתו, בהחלט כדאי לשתף אותו בתהליך. במקרה ואין בין הדיירים מישהו בעל השכלה משפטית         אפשר להיעזר בעורך דין מטעם האגודה לתרבות הדיור (שירות שניתן ללקוחות האגודה חינם). בבניינים עם כמות גדולה מאוד של דיירים חובה להשתמש בשירותיו של עורך דין כדי למנוע בעיות בעתיד.

חשוב שכל הסיכומים אליהם הגעתם עם חברת הניהול לגבי השירותים שינתנו ובאיזה פרקי זמן הם ינתנו (למשל תדירות הניקיון בבניין) יהיו מעוגנים בחוזה. מומלץ מאוד לציין בחוזה מה יהיו הסנקציות במקרה של אי עמידה בתנאי החוזה. ובכל מקרה יש להכניס סעיף המאפשר את הפסקת ההתקשרות עם חברת הניהול כדי למנוע מצב בו אתם ממשיכים להיות מחוייבים לחברה שלא מספקת תחזוקה נאותה לבית המשותף.

גיבוי וסיוע משפטי / הנדסי של האגודה לתרבות הדיור

גם כאשר הבית המשותף מנוהל על ידי חברת ניהול, עדיין על נציגות הבית (ועד הבית) להמשיך בתפקידה, הואיל והיא המעסיקה של חברת הניהול.

חברת הניהול צריכה לדעת שיש לנציגות הבית "גב" משפטי ומקצועי וכן סל השירותים הניתן לחברי האגודה.

האגודה לתרבות הדיור מעמידה לרשות לקוחותיה את השירותים הבאים: 

• סיוע וייעוץ בבחירת חברת ניהול.
• בדיקת החוזה מול חברת הניהול בטרם חתימה ע"י יועץ משפטי מטעם האגודה.
• מתן סיוע משפטי באכיפת תנאי החוזה.
• מתן ייעוץ משפטי בטרם התנתקות מהחברה בכדי למנוע הוצאות ותביעות מחברת הניהול.
• מתן ייעוץ הנדסי ע"י מהנדס מקצועי במקרים של בעיות וליקויים בבניין.
• מינוי נציגות הבית (וועד בית) וסיוע בכינוס אספות דיירים שוטפות במהלך ההתקשרות עם חברת הניהול.
• פיקוח על גביית מיסי ועד בית והוצאות שוטפות במהלך ההתקשרות עם חברת הניהול.
• מתן ייעוץ משפטי וייעוץ גישור במחלוקות שונות בין דיירי הבניין.
• תוכנה "לניהול ועד הבית" חינם- באמצעותה תוכלו לנהל את ענייני הרכוש המשותף, לאחסן נתונים, לנהל מעקב אחר תשלומים לנותני השירות השונים, להפיק דוחות ועוד.

המלצות האגודה לתרבות הדיור:

כך תבחרו חברת ניהול לבניין המגורים שלכם

1.התאימו את החברה לסוג הבניין

בבניינים גבוהים וחדשים יש מערכות רבות: גנרטורים, משאבות מים, ספרינקלרים, מפוחים ועוד. חברה שמנהלת בהצלחה בניין ישן בן ארבע קומות, עשויה להתקשות בהתמודדות עם בניין בן 15 קומות עם מעליות, משאבות מים, גינה וחניון תת קרקעי. הדרך הטובה ביותר הוא לגשת ולראות בניינים המנוהלים על ידי החברה.

2.שאלו על תדירות ביקורות המערכות

שאלו את חברת הניהול בכל כמה זמן הם מתחייבים לבצע ביקורות למפוחי האוויר, גנרטורים והמערכות לכיבוי אש? האם נעשים תרגילים שמדמים שריפה? טיפול שוטף במערכות הנסתרות, לכאורה, הוא הדבר החשוב ביותר בתחזוקת הבניין, ואינכם רוצים לגלות בזמן אמת שהמערכות לא תוחזקו כראוי.

3.העדיפו חברה שפועלת בשכונה

כשלחברה יש כבר איש תחזוקה שמסתובב בשכונה, השירות שתקבלו עשוי להיות יעיל יותר. בכל מקרה, כדאי ללכת ולהתרשם ממצב הבניינים שמתחזקת החברה.

4.בחרו בחברה שפועלת בשקיפות

חברת ניהול, במיוחד אם היא מורשית חתימה בחשבון הבנק של הוועד, מנהלת סכומי כסף גדולים. חברת ניהול איכותית תתנהל בשקיפות ותדווח לוועד הבית על כל פעולה, קטנה כגדולה, שנעשית בחשבון הבנק. 

5. בדקו את טיבו של שירות הלקוחות

בררו מול החברה כמה זמן לוקח עד שמקבלים מענה במוקד החברה? כמה זמן לוקח לקריאת שירות להיות מטופלת? אל תסתפקו בתשובות רצוי שיהיו מעוגן בחוזה.

6.בדקו את רמת הכיסוי הביטוחי

על מנת להימנע בעתיד מהוצאות או תביעות, חשוב לדרוש שלושה ביטוחים רלוונטיים: חבות מעבידים, אחריות מקצועית וביטוח צד ג'.

עו"ד סמי ישראל, יועץ משפטי באגודה לתרבות הדיור:

1. הצבעה

על מנת להתקשר עם חברת ניהול בפעם הראשונה, החוק דורש לכנס אסיפת דיירים ולקבל החלטה בעניין. דרוש לכך רב של 2/3 של בעלי הדירות ששני שלישים של הרכוש המשותף צמוד לדירותיהם. שימו לב  -  לצורך החלפת חברת הניהול, דרוש רוב רגיל. (51%)

2. יש לבדוק את חוסנה הכלכלי של החברה – יש לדרוש מסמכים המעידים על ותק החברה ועל חוסנה הכלכלי. יש לבדוק את מעמד החברה המתקשרת – האם היא עוסק מורשה או חברה בע"מ, בטרם ההתקשרות. 

3. רצוי לבדוק ולקבל המלצות מבתי מגורים אחרים שהחברה מנהלת.

4. את כל ההסכמות עם חברת הניהול יש לעגן בחוזה בכתב. מאחר ומרבית חברות הניהול מיוצגות על ידי עו"ד, רצוי שגם הדיירים יהיו מיוצגים על ידי עו"ד בהסכם שכזה. (שירות ניתן בחינם לחברים באגודה לתרבות הדיור). 

5. מומלץ לדרוש ערבות בנקאית ו/או בטחונות אחרים כנגד הכספים אותם עומדת חברה זו להחזיק מכספי הדיירים.

6. יש לקבוע באופן ברור מהם חובותיה של חברת הניהול, כגון: ניקיון, תשלומי חשמל, מעליות וכד' כמו גם ביצוע תיקונים בבניין. לרוב, חברות הניהול נושאות בעלויות חשמל ומעלית, אך יש לבצע מעקב אחר תשלומים אלו. כלומר ייתכן וחברת הניהול לא שילמה תשלומים כסדרם וכאשר תיפסק ההתקשרות יישאר חוב לבניין.

7. יש לקבוע לו"ז ברור ותדירות לביצוע חובותיה של חברת הניהול. קיימת חשיבות רבה למפרט הטכני המצורף לחוזה – שם יש לפרט את השעות, ימי ביצוע העבודה, תדירות, זמינות, תקלות שבר וכן פירוט מלא של משימות חברת הניהול.

8. יש להגביל ולקבוע מראש מהם ההוצאות אותם מורשית חברת הניהול להוציא ומעבר לכך, יש לדרוש ולקבל תקציב חודשי ולעקוב אחר ההוצאות. 

9. 13. כאשר הבית המשותף מנוהל ע"י חברת הניהול – עדיין על נציגות הבית (ועד הבית) להמשיך בתפקידה, הואיל והיא המעסיקה ו/או המפקחת על חברת הניהול. טעות להניחה כי כאשר בניין ממנה חברת ניהול אין צורך בנציגות.
       12. תשלום הכספים: מומלץ לשלם לחברת הניהול מידי חודש, אולם לא בהוראת קבע – למקרה שחב' הניהול "נעלמת" מסיבות שונות.
           • כל נזק שייגרם לרכוש המשותף ו/או הפרטי כתוצאה מפעולה ו/או מחדל של החברה.
           • כל נזק כנגד צד ג' שייגרם כנ"ל.
           • חבות מעבידים – כנגד נזקים העלולים להיגרם לעובדי החברה בחצרי הבית.
           • ביטוח אחריות מקצועית.
           • יש לוודא שנציגות הבית לא תחוייב אישית במקרה של אי תשלום מיסי ועד הבית על ידי דיירי הבניין.
           • שירות פנסיה חובה לעובדי הרכוש המשותף.
           • חשוב שחברת הניהול תהא מבוטחת ושהביטוח יכלול את נציגות הבית.
           • לוודא שקיים סעיף בפוליסה, שחברת הביטוח מוותרת על זכות השיבוב (תביעות) כנגד הנציגות והדיירים.על מנת לוודא עמידת החברה בהתחייבויות אלה, יש לקבוע בחוזה סנקציות ברורות לחילוט הביטחונות במקרים של אי עמידה בנ"ל. 
             10. יש לקבוע בחוזה "תחנות יציאה" המאפשרות ביטול התקשרות ו/או סיומו. מומלץ להתקשר עם החברה לשנה בלבד – התקשרות לשנה יוצרת התחייבות מחברת הניהול לפרק זמן זה. גם לתקופת השנה יש לציין בחוזה אופציית יציאה. לשים לב במיוחד לחידוש אוטומטי של החוזה.
             11. יש לוודא שברשות חברת הניהול פוליסת ביטוח המכסה:   
   14. אחת לחצי שנה, חייבת חברת הניהול להגיש דו"ח הוצאות והכנסות.

   בטרם החתימה על החוזה – יש להגיע למשרדי המחלקה לתרבות הדיור  לצורך עיון של היועץ המשפטי בחוזה.

   בטרם ניתוק ההתקשרות עם חברת הניהול – יש לקבל ייעוץ משפטי מהאגודה לתרבות הדיור, שכן לעיתים הליך הניתוק עלול לחייב את הנציגות להתקשרות לשנה נוספת.